手紙で内定辞退を伝える2つのメリット
手紙で内定辞退を伝えるメリットは、深いお詫びの意思を伝えられること。手紙は手間をかかるため、企業にとっても誠意のある対応に思えます。
つまり、電話やメールなどと比較して手紙は丁寧な印象を与える効果がある。例えば、内々定承諾後の内定辞退など企業側かける迷惑が大きい場合には、手紙が効果的な内定辞退の手段となります。
そのため内定辞退を手紙で伝えることで、メールや電話のみで済ませるよりも、後腐れがない円満な内定に結び付きやすくなります。今後、就活以外の何らかの事情で内定辞退先の企業と関わっても、評価を下げる確率は低くなります。
手紙の文面に、お詫びや御礼の言葉、残念な気持ち、内定辞退の理由を付け加えます。
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内定辞退を手紙で伝えるべき、3つのケース
就活において手紙で内定辞退を伝えるべき場面が3つあります。それは、企業の社員で個人的に世話になった人物がいる場合、内定式後の辞退の場合、相手企業が金融など格式を重視する企業の場合です。
1つ目は、企業の社員で個人的に世話になった人物がいる場合です。企業の社員としては、就活生にぜひとも入社してほしいと願っているため。就活生の能力を認め採用後の将来性を買い、就活への助言や面接の手助けをしてくれる人も少なくありません。
その労力に対して、面接や採用への御礼とお詫びをより丁寧に述べなければなりません。例えば、リクルーターがいた、面接対策をしてくれた、OBOG訪問をした、採用チームの人と直接やり取りがあったなどの場合は、手紙で内定辞退をした方がいいと言えます。手紙で内定辞退を連絡し、丁寧さ・誠意を見せることができます。
2つ目は、内定式後の辞退の場合です。内定式は、就活において正式に内定を受諾したことを確認する儀式の様なものだからです。企業としては内定式をもって、就活生側が入社の意思を企業側に約束したと捉えるのが当たり前となっています。つまり企業側からすれば、内定式をもって、内定者から入社の合意がとれたと判断できます。
内定式後に辞退をする場合は、準備にかかる労力や面接などにかかった人件費を無駄にする迷惑な行為とも言えるのです。企業側に多大な迷惑がかかるため、内定式後に辞退をする場合は、メールや電話ではなくより誠意が伝わる手紙で伝える方法が有効になります。
3つ目は、相手企業が金融など格式を重視する企業の場合です。格式を重視する企業は、円満な内定辞退が難しい可能性があるためです。就活では、例えば、相手に難色を示され引き留められる、喫茶店やオフィスに呼び出して拘束するなどの行為が挙げられます。このようなことを防ぐためにも、相手企業が格式を重視する場合は、手紙で誠意を見せ、理由を書面できっちり述べることが重要となります。
手紙で内定辞退を伝える際の手順
ここからは、実際に手紙で内定辞退を伝える時の、手紙の書き方についてご説明していきます。まずは、就活において手紙で内定辞退を伝える際の手順からお伝えします。手順のポイントは、最初に電話で内定辞退の意向を連絡し、電話が終わったら、可能な限り早く手紙を送付することです。
まず電話で連絡すべき理由は、情報の迅速な伝達を行うためです。内定を出した後に企業側では様々な手続きや準備が進んでいることが考えられます。それを止めるため、また、次の採用に向けて企業側が早急に行動できるようにするため、配慮する気持ちを忘れないようにしましょう。また、手紙だけだと一方的な感じがして失礼になるため、電話という手段でワンクッション置くことが重要です。
電話をしたら、可能な限り早急に手紙を送付して下さい。必ずしも速達である必要はありませんが、速達の方がより誠意を感じやすくなります。電話連絡から手紙送付まで間を空けることは、かえって先方に対する失礼に値します。まずは電話で意向を伝え、すぐに手紙を出してより丁寧に気持ちを伝えてください。
内定辞退の手紙の書き方とは。注意すべき2つのマナー
内定辞退の手紙を書く際に注意したいマナーが2つあります。それは、文字に関してのマナーと、文章の構成に関してのマナーです。
1つ目は、文字に関してのマナーです。具体的には、黒のボールペンで書くこと、誤字脱字に注意すること、手書きによる丁寧な文字を書くこと、修正液を使わないことが該当します。
なぜなら、手紙は書面として実際に相手の手元に届くため、見栄えが重要視されるからです。文字が上手に書けなくても、時間をかけて丁寧に書いたことが相手に伝われば良いです。
2つ目は、文章の構成に関してのマナーです。具体的には、「拝啓」から始め「敬具」で終わること、季節の挨拶を文頭に入れること、文末の挨拶を入れること、日付・差出人・宛名の記載を最後にすることが挙げられます。
なぜなら手紙には、マナー上決められた文章構成があり、その書き方を守らなければ失礼になるからです。季節の挨拶は、手紙が届く時期に合わせた書き方を調べておきましょう。
インターネットで検索すれば、例文がいくつかヒットします。例文を参考に季節の挨拶を準備してください。文末の挨拶には、「貴社ますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。」などの、相手を気遣った文言を入れることが決まりです。
手紙の最後に、発送の年月日・差出人である自分の名前・宛名の順に記載をすることも忘れないようにしてください。手紙では文章構成が決まっているので、書く前に必ず例文を参照し、下書きをするようにしましょう。
内定辞退の手紙を書く前に。正しい便箋の選び方
では内定辞退の手紙を書き始める前に、便箋（≒手紙の用紙）の選び方を知っておきましょう。
ポイントとして、便箋は、シンプルな白色の紙で、縦書きのものを選ぶようにしてください。絵柄は入っていない無地のものを選びましょう。また、用紙の質も様々あるので、よく比較して選ぶようにしてください。あまり安っぽい質の紙は使わないようにすると安心です。サイズはB5判のものが一般的です。手紙を書き終わったら、用紙を三つ折りにして、封筒の裏から見て手紙の書き出しが右上に来るよう、封筒へ入れましょう。
内定辞退を手紙で伝える例文
では、実際に内定辞退を手紙で伝える場合、どのような書き方で手紙を作るべきなのでしょうか？以下に、内定辞退を手紙で伝える場合の例文をご用意しました。例文の後に、書き方のポイントに関してもご説明するので、是非参考にしてください。
<内定辞退の手紙の例文>
「拝啓
晩秋の候、貴社におかれましては益々ご清祥のこととお慶び申し上げます。
先日は内定のご連絡をいただき、ありがとうございました。
この度、誠に勝手ながら内定辞退をさせていただきたく、ご連絡を差し上げました。
非常に悩みましたが、まことに勝手ながら自分自身の適性やキャリアプランなどを考慮し、貴社を辞退させていただきたく存じます。
〇〇様や貴社の皆様には大変お世話になり、貴重なお時間を割いていただいたのにも関わらず、心苦しく思っております。ご迷惑をおかけし誠に申し訳ありません。
末筆ではございますが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
敬具 平成三十年十一月一日 〇〇大学○○学部四年〇〇〇〇〇
株式会社〇〇採用ご担当者様」
内定辞退の手紙例文の解説
上記の例文において、守るべきポイントが2つあります。1つ目は、文章構成に関するマナーを守ることです。具体的には、「拝啓」から始め「敬具」で終わること、季節の挨拶を文頭に入れること、文末の挨拶を入れること、日付・差出人・宛名の記載を最後にすることです。
これらの、手紙における文章構成のマナーを守ることが重要です。例文において2つ目の守るべきポイントは、書き言葉に注意することです。手紙では、相手企業のことは「御社」ではなく「貴社」と書き表しましょう。また、数字は全て漢数字で記載するようにしてください。
また、上記の例文において重要なポイントが１つあります。それは、感謝の気持ちとお詫びの気持ちを簡潔に表すことです。内定を頂いたこと、厚意にして頂いたこと、就活の手助けをして頂いたことへの感謝の言葉を述べましょう。
また、内定辞退をすることにより、相手にご迷惑がかかることへの謝罪の気持ちも、述べてください。手紙の文章が、全体的に長くならないよう、必要な項目を抑えた上で例文のように簡潔な言葉を使うようにしましょう。
なぜなら、あまりに長すぎる手紙は、読みづらく内容も分かりにくくなるため。基本的には、内定辞退の手紙は1枚か多くても2枚に留めるようにしてください。
例文を参考に、これらのポイントを正しく守ることで、相手にお詫びできる手紙になるでしょう。
次の段落からは、内定辞退の手紙が書き終わった後に注意するべきポイントをお伝えします。
内定辞退の手紙を入れる封筒の選び方
内定辞退の手紙を書き終わった後、注意するべきは手紙を入れる封筒について。
ポイントとして、封筒の種類は白色の封筒を選ぶこと、手紙が三つ折りにして入る定形郵便で送れる長形サイズを選ぶことが大切です。また、封筒の書き方に関しても注意が必要です。表面に宛名を記載し、裏面には、発送日・差出人の住所・名前を記載し、最後に封の方法に気を付けましょう。開け口は糊で封をし、〆を記載するようにしてください。
また、切手の金額を間違え、料金不足で相手に手紙が届かないということがないようにしましょう。間違いを失くすために、郵便局へ直接持ち込んで発送すれば安心です。
手紙の正しい折り方は？
次に手紙の折り方にも注意を払いましょう。基本的な折り方のマナーとしては、三つ折りが適切です。三つ折りの手順は以下の3つです。まず第一に、手紙の書き出しが右上に来るよう、手紙を表にして机の上に置き、目安として手紙を3等分します。次に、3等分した手紙を下から織り上げる。最後に上から下に折り重ねて終了です。
非常に細かいポイントですが、企業に悪印象を与えないように折り方にも注意を払いましょう。
内定辞退用手紙を送る際の注意点
最後に、内定辞退を伝える手紙の送り方を説明します。
注意点としては、あらかじめ電話で内定辞退の意向を伝えているので、手紙は必ずしも速達で出さなくても結構です。しかし、速達で発送することで、相手に一層誠意を伝えることができるでしょう。
また、受け取りの作業が必要である「書留」は控えるようにしてください。郵便局に手紙を持ち込んで、発送を依頼するやり方が最も確実で安心です。
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