知らないと恥ずかしい、就活メールの基本マナーとは？
大前提として、メールの基本マナーを知っておくべきです。就活にて、メールを送る際の最低限のマナーをお伝えします。メールの基本マナーは、宛名を書くこと、変わったアドレスを使用しないこと、メールの締め言葉に注意することの３つです。
・メールでは必ず宛名を書く 1つ目は、宛名を書くこと。メールでは、本文の1番初めに、相手の名前を書くことが求められます。具体的には、相手の企業名・部署名・担当者名の順に、改行を入れて記載します。これによって、メールを受け取る相手は、それが確実に自分あてのメールであると確認することができます。
・変わったアドレスを使わないこと 2つ目は、変わったアドレスを使用しないこと。就活では、基本的には大学で指定されているアドレスを使うことが無難です。または、googleが提供するのフリーメールであるgmailアドレスを使用しましょう。なぜなら、使い勝手が良く、また、ネームバリューの高さから信用性のあるアドレスであり相手に不信な気持ちを持たれる心配がないからです。メールアドレスは、自分の名前や誕生日などで構成しましょう。
・メールの締め言葉に注意をすること 3つ目は、メールの締め言葉に注意すること。メール本文の最後に書く締め言葉は、場面に適した言葉を選ぶようにしてください。就活では基本的に、「よろしくお願い申し上げます」の言葉で締めることが多くなっています。他に、「取り急ぎ、お礼の方々ご報告まで」や「末筆ながら、貴社のさらなるご発展をお祈り申し上げます」などを使用することが挙げられます。
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就活でメールを送る時間の注意点とは？
就活でメールを送る際は、送る日や時間帯を選ぶ気遣いが必要です。何らかの情報をメールで伝えるという前提がある以上、受け取る相手がメールを開封し、対応してもらえるよう配慮すべきです。
具体的には、営業日の勤務時間中に送信するようにしましょう。土日祝日が休業日の企業である場合、それ以外の平日に送信することが基本。その中でも、会社で定められている勤務時間内に届くようにすることも重要です。例えば、勤務時間が9時から18時までの企業の場合、その時間内にメールを送信してください。
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企業の人事部/採用担当課に質問をするときのメール例文
ここからは、就活の様々な場面を想定し、それぞれの場合でのメール例文をご紹介していきます。まずは、企業に質問をするときのメールについてです。以下に、例文を記載します。
件名：【ご質問】2020年新卒採用説明会について
〇〇株式会社 〇〇部 〇〇〇〇様
はじめまして。私は、〇〇大学〇〇学部〇〇〇〇と申します。 この度は、2020年新卒採用説明会につきまして、貴社へご質問がありご連絡いたしました。
貴社の業務に大変興味があり、お仕事の様子をご見学させていただきたく思います。 見学会ご開催などのご予定がございましたら、是非参加させていただければ幸いです。
お忙しいところ大変恐縮ですが、ご連絡をいただければ幸いです。 何卒よろしくお願い申し上げます。
〇〇大学 〇〇学部 〇〇○○ メールアドレス 電話番号
例文のポイントは、質問の内容を簡潔に明確に示すことです。忙しい企業担当者でも、瞬時に要件を理解することができるように、分かりやすい文章を意識しましょう。
日程調整をお願いする時のメール例文
日程調整をお願いする時のメールについて、ご紹介します。例えば、面接や説明会の日程調整をご依頼したい時に、以下の例文のようなメールを送りましょう。
件名：面接の日程調整のお願い
〇〇株式会社 〇〇部 〇〇〇〇様
突然のご連絡を失礼いたします。私は、〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇と申します。 〇月〇日（〇）〇時〇分開始予定の2020年新卒採用一次面接の日程調整をご依頼したく、ご連絡いたしました。
誠に勝手ながら、大学の期末試験があるため、面接を以下いずれかの日程にご調整いただけませんでしょうか。
・〇月〇日（〇）〇時〇分 ・〇月〇日（〇）〇時〇分 ・〇月〇日（〇）〇時〇分
お忙しいところ恐縮ですが、ご連絡をいただければ幸いです。 何卒、よろしくお願い申し上げます。
〇〇大学 〇〇学部 〇〇○○ メールアドレス 電話番号
例文のポイントは、具体的な変更後の面接日程候補をいくつか提示することです。これによって、相手と何度も日程調整のやり取りをする手間を省くことができるからです。
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提出物を提出する際のメール例文
続いて、提出物を提出する際のメールについてご紹介します。例えば、ESや履歴書を提出する際は、以下の例文の様なメールにファイルを添付して送るようにしましょう。
件名：2020年新卒採用エントリーシートのご提出
〇〇株式会社 〇〇部 〇〇〇〇様
はじめまして。私は、〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇と申します。 2020年新卒採用のエントリーシートご提出のため、ご連絡いたしました。
PDF形式にて、本メールに添付いたします。 お忙しいところ恐縮ですが、ご査証いただければ幸いです。
何卒、よろしくお願い申し上げます。
〇〇大学 〇〇学部 〇〇○○ メールアドレス 電話番号
例文のポイントは、添付ファイルの形式を明記することです。ファイル付きのメールを送付する場合は、相手に添付するファイルの内容と形式を提示することが、マナーとなります。形式は、指定のない場合、多くの場合で使用されているPDFで送るのが無難です。
選考辞退を伝える時のメール例文
選考の途中で、辞退を依頼したい時のメールはどうすべきでしょうか？以下に、就活の選考辞退をお願いする時の例文を記載します。
件名：2020年新卒採用選考辞退のお願い
〇〇株式会社 〇〇部 〇〇〇〇様
こんにちは。先日貴社の一次面接通過のご連絡をいただきました、〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇と申します。 この度は、2020年新卒採用選考辞退のお願いをしたく、ご連絡いたしました。
〇月〇日（〇）〇時〇分からの二次面接への参加を、辞退させていただければ幸いです。 ご担当の〇〇様には説明会時からお世話になり、大変申し訳なく思っております。 ご迷惑をおかけし申し訳ありません。
末筆ながら、貴社益々のご発展をお祈りいたします。
〇〇大学 〇〇学部 〇〇○○ メールアドレス 電話番号
例文のポイントは、辞退する面接の具体的な日程を伝えることです。企業は、たくさんの学生を同時に選考しているため、面接日程の把握が大変だからです。日程を分かりやすくすることで、企業への気遣いを表すようにしましょう。
面接参加へのお礼メール例文
面接参加後、そのお礼を伝えたい場合、メールを送ることも有用です。以下に、例文を記載します。
件名：2020年新卒採用面接参加の御礼
〇〇株式会社 〇〇部 〇〇〇〇様
こんにちは。私は、〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇と申します。 〇月〇日（〇）○時〇分からの2020年新卒採用面接参加の御礼をしたく、ご連絡いたしました。
業務ご多忙の折、貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。 また、○○様の業務に対する想いを伺うこともでき、益々入社の意思が高まりました。 重ねて御礼申し上げます。
お忙しいと存じますので、ご返信にはおよびません。 取り急ぎ、御礼申し上げます。
〇〇大学 〇〇学部 〇〇○○ メールアドレス 電話番号
例文のポイントは、志望度上昇のアピールを入れることと、結びの言葉に返信不要の一文を入れることです。志望度の高さをアピールすることで、評価を高める効果が期待できます。また、返信不要の一文を入れることで、相手への気遣いを伝えることができます。
内定承諾を伝えるメール例文
無事に面接を通過し、内定を得られた場合、その承諾を伝えるメールを送ることになります。以下に、例文をご紹介します。
件名：2020年新卒採用の内定ご承諾のご連絡
〇〇株式会社 〇〇部 〇〇〇〇様
こんにちは。私は、〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇と申します。 先日は、2020年新卒採用の内定をいただき、ありがとうございました。
是非、内定をご承諾したく、ご連絡いたしました。 一日も早くお役に立てるよう、日々精進して参ります。 まだまだ未熟者ですが、ご指導ご鞭撻のほど何卒よろしくお願い申し上げます。
まずはお礼かたがた、ご挨拶を申し上げます。
〇〇大学 〇〇学部 〇〇○○ メールアドレス 電話番号
例文のポイントは、内定をいただいた御礼と今後の抱負を入れることです。ひとたび内定承諾をすれば、その後その企業に長い間お世話になることになります。そのため、これまでの御礼と、これからの意気込みをしっかり伝えることで、以降のやり取りをスムーズに進めることができます。
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内定保留を伝えるメール例文
いただいた内定への返事を保留にしたい場合、送るべきメールの例文を以下に記載します。
件名：2020年新卒採用の内定保留のお願い
〇〇株式会社 〇〇部 〇〇〇〇様
こんにちは。私は、〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇と申します。 先日は、2020年新卒採用の内定をいただき、ありがとうございました。 恐縮ですが、貴社からの内定を保留させていただきたく、ご連絡いたしました。
入社のお返事に関して、大変恐縮ですが、○月○日までお待ちいただけませんでしょうか。 現在受けております他の選考が、○月○日に終了する予定でございます。 貴社への入社を前向きに考えておりますが、人生を左右する重大なことなので、慎重に判断をしたいと考えております。
お忙しい中、ご迷惑をおかけし大変申し訳ありませんが、ご理解いただければ幸いです。 何卒、よろしくお願い申し上げます。
〇〇大学 〇〇学部 〇〇○○ メールアドレス 電話番号
例文のポイントは、保留の具体的な期間を明記することです。いつまで内定の返事を待てば良いのか、企業側が理解できるように、理由を交えてはっきりと記載するようにしてください。
内定辞退を伝えるメール例文
幾多の選考を通過し、内定を得られても、それを辞退したい場合もあります。その際に送るメールについて、以下に例文をご紹介します。
件名：2020年新卒採用の内定辞退のご連絡
〇〇株式会社 〇〇部 〇〇〇〇様
こんにちは。私は、〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇と申します。 先日は、2020年新卒採用の内定をいただき、ありがとうございました。
恐縮ですが、貴社からの内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。 ご担当の〇〇様には説明会時からお世話になり、大変申し訳なく思っております。 ご迷惑をおかけし申し訳ありません。
末筆ながら、貴社益々のご発展をお祈りいたします。
〇〇大学 〇〇学部 〇〇○○ メールアドレス 電話番号
例文のポイントは、内定辞退の謝罪を丁寧に記載することです。内定辞退は、企業に迷惑がかかる行為です。そのため、辞退することに対する謝罪の気持ちを大きく示すことで、円満な解決を目指しましょう。
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