質問メールを送る前に。知っておきたい注意点
「メールを企業に送りたい...だけど、人事に悪印象は与えたくない」「メールはどう書けば良い」面接に望む上でメールについて気になることは誰にでもあります。電話とは違って、メールは担当者の印象、また形として残るもの。ですが、そこまで悩む必要はありません。書き方のポイントだけ抑えれば、大きな問題はありません。
電話とは異なり、メールを送る際に気をつけたいポイントは2点です。
1点目は、件名で内容をわかりやすく伝えること。
理由としては、担当者には日々多くのメールが届きます。その際メールを開く上で、一番最初に見るポイントが件名となります。つまり、件名でそのメールがどんな内容か、また緊急性が高いものなのかを伝える配慮が欠かせません。
2点目は、誰当てのメールかを明確に伝えること。例えば、福利厚生について聞きたい場合と営業の仕事内容について簡単に質問したい場合は、誰当てのメールなのかは変わりますよね。違う部署にメールをしても対応してもらえない可能性があります。わざわざ担当部署にメールを転送することも稀です。
以下では、就活生なら是非とも知っておきたい質問メールを送る時のマナーについてわかりやすく解説します。
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質問メールを送る場合、書き方のマナーについて
それでは、企業に質問メールを送る場合の書き方を説明します。
メールの書き方として注意するべきポイント、1点目は「件名」について。まず大前提として、件名を書く際のポイントは、シンプルにメールの内容が伝わるように作成すること。
質問メールにおける件名の書き方としては以下の2つです。
・メールの趣旨が「質問」と伝わる書き方をすること
・何についての「質問」なのかが伝わること
例えば、「【ご質問】御社の福利厚生制度について(〇〇大学□□学部 就活太郎)」といった書き方が一般的です。本題の前に、メールの趣旨である「質問」について用件を【】で括る。その次に、メールで質問したい内容を件名に記入します。
本題については、その後に詳しく書くことによって、より質問の内容を具体的にすることで相手に質問内容がよく伝わります。件名の後に()書きで所属と氏名を書くと、相手に誰からのメールなのかがよりわかりやすくなります。
次に、メールを送るマナーのポイント2点目は、時間帯についてです。メールの用件が重要であるほど、企業の営業時間外や休日にメールをしても返信がない可能性が高くなります。なぜなら、メールを見落とされうるため。メールを送る前に、きちんと企業の営業日と営業時間を調べましょう。調べてもわからない場合には、会社の営業日の午前10時〜午後5時までの間にメールをすると確実です。
メールを送る際のポイント3点目は、メールの本文には宛名を書くこと。担当者が明確な場合には、「株式会社〇〇 □□部 就活次郎 様」と書くのが一般的です。一方、担当者がわからない場合には、「株式会社〇〇 □□部 御中とします。個人を宛先にする場合には「様」を使い、会社や部署など個人以外を宛先にしている場合には「御中」を使います。
この使い分けはビジネスの場では重要なマナーとなるので間違えないで下さい。その後、自分の所属と氏名をきちんと名乗り、メールをした目的を明かします。メールの書き方のマナーはある程度定式化されているので、そのフォーマットに合わせることが大切です。
日程調整について質問メールを送る際の注意点
以下では、就活生が企業に日程調整をお願いするメールの例文を示していきましょう。電話とは異なり、メールはある程度書き方が定式化されているので、そのフォーマットをきちんと守ることが大切です。
▼日程調整メール 例文
件名：【お願い】日程調整のお願い(〇〇大学□□学部就活太郎)
本文 株式会社〇〇 □□部 様
お忙しいところ失礼致します。〇〇大学□□学部就活太郎です。この度は、面接の日程調整をお願いしたくメールをさせていただきました。
7月1日(金)の面接の件ですが、大学の試験日程と重なってしまっているため、御社の面接にどうしても行くことができません。
そのため、面接日程の調整をお願いできますでしょうか？7月4日以降であれば大学の試験も終わりますので、いつでも面接に伺わせていただきます。
お忙しいところお手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いできますと幸いです。よろしくお願い申し上げます。
就活太郎 〇〇大学□□学部 TEL：080-〇〇○○-△△△△ MAIL：syukatsu@〇〇○.co.jp
ポイントとしては、以下3点です。1点目は件名を明記すること。2点目は文頭で、誰に対して送ったメールかを明示すること。そこから用件に入るようにして下さい。3点目は、きちんと自分の連絡先を書くことが大切です。
その後、上記のメールに対して企業から返信がきた場合には、次のようにメールを返信します。
▼返信メール 例文 件名：Re: Re:【お願い】日程調整のお願い(〇〇大学□□学部就活太郎)
本文 「株式会社〇〇 □□部 様 返信ありがとうございます。それでは、20☓☓年〇月○日(□)に面接に伺います。
この度は、日程調整の件でご高配賜りまして感謝申し上げます。引き続きよろしくお願い致します。
就活太郎 〇〇大学□□学部 TEL：080-〇〇○○-△△△△ MAIL：syukatsu@〇〇○.co.jp
企業の制度について、問い合わせメールを送る際の注意点
次に、以下では、就活生が企業の制度について問い合わせメールを送る際のメールの例文を示します。
▼福利厚生制度への問い合わせメール例文 件名：【ご質問】福利厚生制度について(〇〇大学□□学部就活太郎)
本文 株式会社〇〇 □□部 様 お忙しいところ失礼致します。〇〇大学□□学部就活太郎です。この度は、御社の福利厚生制度について質問がありましてご連絡させていただきました。
御社の福利厚生で育休制度がありますが、実際の育休取得度はどの程度でしょうか？御社のホームページやアニュアルレポートなども確認させていただきましたがわかりませんでした。
お忙しいところお手数をおかけいたしますが、何卒教えていただけますと幸いです。よろしくお願い申し上げます。
就活太郎 〇〇大学□□学部 TEL：080-〇〇○○-△△△△ MAIL：syukatsu@〇〇○.co.jp
メールの場合は、構成としてまずは挨拶→自己紹介→用件→本文→締めの挨拶という流れが一般的です。この基本的なフォーマットに沿ってメールを書く、これを基本としておけば、就活の際に相手に失礼を与えることもありません。
企業の仕事内容や働き方について、問い合わせる際のメール例文
最後に、以下では、就活生が企業の仕事内容や働き方について問い合わせメールを送る際のメールの例文を示します。最近では、働き方改革の必要性が叫ばれているので、企業側も自分の会社の仕事内容や働き方、積極的に情報提供を行います。就活生の皆さんも気になるポイントのため例文をご紹介します。
▼企業の業務内容について、問い合わせメール例
件名：【ご質問】御社の仕事内容について(〇〇大学□□学部就活太郎)
本文 「株式会社〇〇 □□部 様 お忙しいところ失礼致します。〇〇大学□□学部就活太郎です。
この度は、御社のお仕事の内容についてわからないことがあったのでご連絡させて頂きました。
御社のホームページでは、事務職と営業職を募集しているとなっていますが、入社時は一括して採用と伺っています。
実際に御社で働くことになった場合には、事務職と営業職をどう振り分けるのでしょうか？
お忙しいところお手数をおかけいたしますが、ご教示願えますと幸いです。
以上、よろしくお願い申し上げます。
就活太郎 〇〇大学□□学部 TEL：080-〇〇○○-△△△△ MAIL：syukatsu@〇〇○.co.jp
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