企業からの電話に折り返す前のマナー
①そもそも、自分のスマホが留守電設定になっているかどうか 最近は留守電設定が有料の場合があるため、留守電設定をつけていない場合が多いです。着信を見て折り返し電話をすればいいので、必ずしも必須とまでは言いませんが、留守電があるほうがはるかに自分が楽です。多少金額がアップしますが、留守電設定をつけることをお勧めします。
留守電が残っていれば、かけてきた相手、どのような要件かを把握することが出来ますし、折り返し電話をする前に事前に準備をすることができます。着信のみの場合は、調べれば企業名くらいは分かるかもしれませんが、誰がどのような要件でかけてきたのかまでは分かりません。心の余裕が全く異なります。
②留守電は確認してから折り返そう 着信があったからといって、焦って折り返し電話をすることの無いようにしましょう。もちろん反応は早いほうがいいのですが、留守電が残っていれば留守電の内容を確認してから折り返すようにしましょう。人事担当者からすれば、留守電を確認して何の要件か把握してから連絡してくれたほうが話が早く、スムーズです。
③手帳やスマホなどスケジュールを確認できるものを持ち歩く 就活が本格化する前に、常にスケジュール管理をするクセづけを始めましょう。「バイトのスケジュールは変わらないし、授業のコマも頭に入っているからいいや」とスケジュール管理をしない学生は少なくなりませんが、就活が始まってから始めてもうまくスケジュール管理が出来ない学生を見かけます。
仕事においてスケジュールは絶対です。スケジュール管理が出来ないために、説明会をドタキャンしてしまったり、事前準備がギリギリになる学生を毎年よく見かけます。
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重要なのは、常にスケジュール管理できるものを持ち歩くことです。スマホで管理するならスマホを、手帳で管理する場合は手帳を常に持ち歩くことです。これには慣れも必要なので、早い段階から手帳を持ち歩くことをお勧めします。
④折り返し電話をするときは、騒がしい場所は避けること 社会人でも相手によって自分の場所は気を使います。駅のホームから営業先に電話をすることはあまりありません。周りが騒がしい場所での折り返し電話はしないことが最低限のマナーです。
お昼時の食堂だったら外に出るとか、音楽が流れているようなカフェ店内からは折り返し電話をしないなど、ちょっとした意識が必要です。友達同士の電話では考えないことなので、配慮できない就活生も少なくありません。企業側にマナーが出来ていない人と思われないように、自分の場所を意識しましょう。
企業への折り返し電話をかけている時のマナー
①折り返し電話するときに最初に何を言うか：話したい相手が出るわけではない まずは、「自分は何者であるか」を明確に伝えましょう。友人との電話に慣れていると、相手が分かっている状態で電話に出ることが多いので、「名乗り」を忘れる学生は結構います。 次に、電話に出た相手に「要件」と「誰と話したいか」を伝えるようにします。
【会話例】折り返し電話のはじめ方
プルルルルル ガチャ
【電話の相手】
お電話ありがとうございます。○○株式会社です。
★１【就活生】
お忙しいところ、恐れいります。私、○○大学の東京太郎と申します。人事部の田中様からお電話をいただいたいので、折り返しご連絡させていただきました。田中様はいらっしゃいますでしょうか。
【電話の相手】
人事部の田中ですね。少々お待ち下ください。
【人事部の田中】
お電話代わりました。田中です。
★2【就活生】
田中様、お忙しいところ恐れ入ります。先ほどお電話いただきました、○○大学の東京太郎と申します。ただいまお時間よろしいでしょうか。
【人事部の田中】
はい、大丈夫です。
★3【就活生】
ありがとうございます。
【人事部の田中】
先ほど電話したのは・・・（略）【会話例】★１の解説 企業に電話をして、相手が出た瞬間に自分の名前を名乗ってしまう場合がありますが、相手が企業名を名乗ってからしゃべり始める余裕を持ちましょう。 挨拶をして、大学名と名前を名乗り、相手から電話をもらったので折り返した旨を告げます。次に企業側の担当者への取次を依頼します。企業によって、部署の名称は異なります。人事部か人材部か、総務部の中に人事課がある場合もありますので、把握しておくのが望ましいです。抜け道として、「人事ご担当の田中様」「採用を担当されている田中様」とすると部署名は気にしなくて済みます。
【会話例】★２の解説 担当が出たら、再度名乗ります。これを忘れないようにしましょう。そのあとに、なぜ電話したか、つまり電話をもらったから折り返し電話をした、ということを伝えます。お時間よろしいでしょうか、と聞くのは会話をする時間があるかどうかを尋ねる常套句になります。人事担当者はこのあとすぐ会議があるなど時間がない場合もあります。
【会話例】★３の解説 お時間いただけることに対して、「ありがとうございます」と伝えます。 新卒であれば採用関係だということは明確なので、名乗ったあと時間が大丈夫だということが分かれば、そのあとは相手の反応を待つのでも問題ありません。もし、応募していない企業だったり、応募していても説明会か面接か何の件か不明の場合は「どのようなご用件でしょうか」と聞くのは全く失礼にあたらないです。
【電話マナーのポイント１】大事なことは復唱する 大事なことは必ず復唱するようにしましょう。聞き間違えて面接時間などを勘違いしないようにするだけでなく、復唱することでスムーズなコミュニケーションが取れる人だという評価になります。
例えば、「4月15日の土曜日の14時にお越しください」と言われたら、「4月15日の午後2時ですね」などと、24時間表記を12時間に変換するなど、読み方を変えて強調するとミスを防げます。あえて読み方を変える必要もありませんので、全く同じことを繰り返すでも構いません。重要なことは復唱しましょう。社会人としての基本的なスキルです。
【電話マナーのポイント２】折り返し電話が翌日になった場合の謝罪の入れ方 折り返し電話が翌日になることはあります。気にしすぎることはありませんが、一言お詫びを入れるのがマナーです。
★2【就活生】田中様、お忙しいところ恐れ入ります。先ほどお電話いただきました、○○大学の東京太郎と申します。ただいまお時間よろしいでしょうか。 ↓ ★2【就活生】田中様、お忙しいところ恐れ入ります。○○大学の東京太郎と申します。昨日お電話を頂戴しておりましたが、すぐに折り返しお電話できずに失礼しました。ただいまお時間よろしいでしょうか。
【要注意】飲み会の最中に人事担当者から電話がかかってきたら、電話に出る？出ない？ まずは自分が話せる状態か、話したことを覚えていられる状態かを冷静に判断しましょう。その次に、騒がしくない場所に移動できるかどうか判断しましょう。飲み会が行われている場所は、店外でも周りが騒がしい場合も多いので、気を付けましょう。
飲み会が行われているような時間であれば、電話に出られなくても問題にはなりません。無理して電話に出て失敗するくらいなら、電話に出ずに翌日折り返し電話をするほうが賢い選択ですが、まだ飲み始めくらいの時間で、静かな場所に移動できるようなら、すぐに折り返すのがベストです。
【会話例】折り返し電話の終わり方 電話を終える際には、電話に対応してくれたことに対するお礼を言って終えるようにしましょう。
【人事部の田中】
4月15日の土曜日の14時に弊社ロビーまでお越しください
【就活生】
4月15日の午後2時ですね。承知いたしました。
【人事部の田中】
では、面接でお会いできるのを楽しみにしております。
【就活生】
ありがとうございます！よろしくお願いします。
お忙しいところ、ありがとうございました。では、失礼いたします。
【人事部の田中】
失礼します。
企業への折り返し電話は何時から何時までがベスト？
・時間指定がある場合：指定された範囲の時間に折り返す 時間指定がある場合は、その時間帯にかけるようにしましょう。あまりピンポイントの時間を指定をしてくる企業は少ないと思いますので、指定された時間の範囲の中で電話をするようにしましょう。
複数の企業に応募することが多いと思いますので、企業ごとに時間帯の指定があるかどうかを正確に認識することのほうが大変かもしれません。
・時間指定がない場合：折り返し電話をしていい時間は？ダメな時間は？ 就活生にとっては、時間指定がない場合にいつ電話をかければ迷惑にならないの？と迷うことがあるでしょう。企業によって考え方は多少異なりますが、一般的なマナーとして折り返し電話に適した時間は、基本的には10：00～17：00と考えるとよいでしょう。10時前は始業時でバタバタしており、17時以降は残業の時間帯だからです。しかし、17時以降の電話が絶対NGかというとそうではありません。
例えば、電話がかかってきたのが18:00で、それに気づいたのが18:10としましょう。その場合は折り返し電話をしたほうが、人事担当者はありがたいです。着信後にすぐに折り返しできる場合は、翌日に電話をしたほうがよいか悩む必要はありません。
電話をかける時間に気をつかうよりも、反応が早いほうが人事担当者はありがたいですし、さらに言えば、かける時間よりも、電話での話し方のほうが評価につながる可能性が高いです。最低限のマナーはおさえつつ、簡潔にハキハキとコミュニケーションできることを目指しましょう。